Sao y bản chính có giá trị giống như bản chính (sổ gốc) hay không? Ai là người có thẩm quyền sao y bản chính? Hãy để Chúng tôi giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm sao y bản chính cũng như thủ tục tiến hành như thế nào qua những thông tin phía dưới nhé!

1Sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính là sao chép toàn bộ nội dung và hình thức của một văn bản từ bản chính, đồng thời kèm theo dấu thị thực của cơ quan có thẩm nguyền.

Đây chính là việc của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc và căn cứ vào sổ gốc (bản chính) để cấp bản sao như theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

2Thẩm quyền chứng thực

Theo nội dung chứng thực được đề cập trong Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì việc sao y bản chính được các cơ quan sau có thẩm quyền chứng thực:

• Phòng Tư pháp.
• UBND xã, phường.
• Cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan đại diện ngoại giao.
• Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
• Công chứng viên.

3Giá trị pháp lý của bản sao y

Bản sao y bản chính có giá trị pháp lý tương tự như bản chính (sổ gốc), cụ thể như sau:

• Có giá trị sử dụng thay cho bản chính (đã dùng) để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, ngoại trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Căn cứ chữ ký đã được chứng thực, để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung trên các văn bản, giấy tờ.
• Có giá trị chứng minh về những nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, như năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký, thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch.

4Thủ tục chứng thực sao y bản chính

Để chứng thực sao y bản chính, bạn cần làm thủ tục theo những bước như sau:

Bước 1: Xuất trình bản chính của giấy tờ, văn bản

Bạn cần xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao. Lưu ý, đối với bản chính của giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp đã được công chứng (hoặc chứng nhận), thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 2: Chờ người có trách nhiệm thẩm quyền để kiểm tra

Sau khi bạn trình bản chính giấy tờ, văn bản, thì lúc này người có trách nhiệm thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra bản chính và đối chiếu với bản sao. Sau đó, người thẩm quyền sẽ thực hiện công việc chứng thực gồm có:

• Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu đã được quy định.
• Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, đồng thời ghi vào sổ chứng thực.

Thường đối với bản sao từ 02 trang trở lên thì người thẩm quyền sẽ ghi lời chứng vào trang cuối và đóng dấu giáp lai.

Cuối cùng, bạn chờ nhận kết quả bản sao tại nơi nộp hồ sơ.

5Sao y bản chính ở đâu?

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bạn có thể sao y bản chính (tùy mục đích) tại những cơ quan như sau:

– UBND xã, phường, thị trấn: Chứng thực bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản; chữ ký; hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản (là động sản); hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất; hợp đồng giao dịch về nhà ở; di chúc; chối nhận di sản; văn bản thỏa thuận phân chia di sản và văn bản khai nhận di sản (là động sản, bất động sản).

– Phòng Tư pháp (huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh): Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản; chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản; hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản và văn bản thỏa thuận phân chia di sản (là động sản).

– Công chứng viên: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản và chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

– Cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan đại diện ngoại giao và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản; chữ ký trong các giấy tờ, văn bản và kể cả chữ ký người dịch trong văn bản, giấy tờ.

6Một số câu hỏi liên quan đến chứng thực

Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến chứng thực, sao y bản chính mà Chúng tôi đã tổng hợp:

Sao y bản chính có phải là cấp bản sao từ sổ gốc hay không?

Sao y bản chính thực ra không phải là cấp bản sao từ sổ gốc mà nhiều người hay nhầm lẫn.

Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có đề cập: Sổ gốc chính là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra nên không có bất kì doanh nghiệp nào khác có quyền lập sổ gốc cũng như không thể cấp bản sao từ sổ gốc.

Loại giấy tờ nào không thể sao y bản chính?

Theo nội dung trong Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì các loại giấy tờ không thể sao y bản chính là:

• Nội dung trên bản chính bị sửa chữa, tẩy xóa, thêm hoặc bớt không hợp lệ.
• Không xác định được nội dung vì bản chính bị cũ nát, hư hỏng.
• Bản chính được đóng dấu mật (của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền) hoặc không đóng dấu mật có ghi rõ là không được sao chụp.
• Nội dung trên bản chính có dấu hiệu trái pháp luật, đạo đức xã hội; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; tuyên truyền, kích động chiến tranh; vi phạm quyền công dân và xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức.
• Các loại giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập, không có bất kì xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào.
• Bản chính nước ngoài (đã được công chứng hoặc chứng nhận) chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Ngoại trừ giấy tờ tùy thân (do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân đó) như thẻ căn cước, hộ chiếu, thẻ cư trú, giấy phép lái xe,…

Doanh nghiệp có thẩm quyền sao y bản chính hay không?

Doanh nghiệp không có thẩm quyền sao y bản chính cũng như việc đóng dấu sao y bản chính trên các loại giấy tờ, hợp đồng,… đều không có giá trị pháp lý. Bởi việc sao y bản chính chỉ được thẩm quyền bởi các cơ quan tại phòng Tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; cơ quan đại diện và công chứng viên (của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng) như theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Bản sao y bản chính có được dùng làm cơ sở để chứng thực được không?

Bản sao y bản chính có thể được dùng làm cơ sơ để chứng thực, vì nội dung trên bản sao được cơ quan thẩm quyền xác nhận là chính xác như nội dung trên bản chính.  Tuy nhiên, theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nêu rõ loại bản sao y bản chính được dùng để làm chứng thực gồm có:

• Bản chính giấy tờ, văn bản phải do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
• Bản chính giấy tờ, văn bản có thể do cá nhân tự lập nhưng cần phải có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Như vậy, Chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm sao y bản chính cũng như thủ tục tiến hành ra sao rồi đấy. Nếu có bất kì thắc mắc gì, bạn hãy để lại bình luận phía dưới để được hỗ trợ nhé!